Die Bewerbungen, die bei der Stadt Regensburg eingehen, sind äußerst vielfältig – so vielfältig wie der Job von Angelina Meier. © Bilddokumentation Stadt Regensburg

6. April 2022

Nach ihrem Realschulabschluss 2013 bewarb sie sich bei der Stadt Regensburg für eine Ausbildung. „Öffentlicher Dienst, da weiß man, das ist ein sicherer Arbeitgeber“, erklärt sie. „Kauffrau für Bürokommunikation“ lautete deshalb ihr Berufsziel. Zunächst unterstützte sie das Vorzimmer der damaligen Bereichsleitung „Steuerung und Koordination“, die 2014 ins heutige Personal- und Verwaltungsreferat mündete. Nach dem Abschluss ihrer Ausbildung wurde sie in der Bewerberverwaltung eingesetzt und war für die Stellenausschreibungen zuständig. Seither geht jede einzelne Stelle, die zu besetzen ist, durch ihre Hände. Das beginnt mit der Prüfung und der Veröffentlichung der Stellenanzeigen und endet mit der Registrierung und der Bewertung der eingegangenen Unterlagen. Und natürlich gehört auch die Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern dazu.

„Früher war ein ganzes Zimmer voll gestapelt mit Bewerbermappen“, erinnert sich Angelina Meier. Wir mussten noch jeden einzelnen Lebenslauf abtippen und alles per Hand auswerten. 6.000 bis 7.000 Bewerbungen pro Jahr – das war eine Heidenarbeit! Seit 2019 geht es deutlich komfortabler. Ein Onlineportal ermöglicht die papierlose Bewerberverwaltung. „Dieses Programm hat uns enorm viel abgenommen!“ Eine 180-Grad-Wendung zum früheren Verfahren, nennt sie das.

Bald gehören die gelben Kisten mit den Bewerbermappen gänzlich der Vergangenheit an. Dann werden alle Bewerbungen online verwaltet. © Bilddokumentation Stadt Regensburg

Eigene Erfahrung mit eingebracht

Über 90 Prozent aller Bewerbungen, die bei der Stadtverwaltung eingehen, laufen heute über das Bewerberportal. Zeugnisse, Lebenslauf und weitere Unterlagen werden per pdf eingereicht. Das klingt einfach und komfortabel – und doch war es ein weiter Weg. Angelina Meier hat diesen Weg mit begleitet. „Ich war bei allen Besprechungen dabei und konnte meine Erfahrungen einbringen.“ Das war wichtig, denn schließlich ist sie es, die sich jeden Tag praktisch damit auseinandersetzen muss.

Auch der Datenschutz stellte hohe Hürden auf, musste doch gewährleistet werden, dass kein Unbefugter Zugriff auf die sensiblen Bewerberdaten erhält. Gleichzeitig sind es aber unterschiedliche Dienststellen, die sich mit den einzelnen Bewerbungen auseinandersetzen müssen. So ist es nicht nur das Amt, das die Stelle ausschreibt, das Einblick in die Unterlagen benötigt, sondern auch das Personalamt, der Gesamtpersonalrat oder in vielen Fällen auch die Schwerbehindertenvertretung. „Da darf kein Fehler passieren“, erklärt Meier.

700 Stellenausschreibungen pro Jahr

Bis alles reibungslos lief, hat es deshalb eine ganze Weile gedauert. „Aber jetzt sind wir richtig dankbar, dass wir das Programm haben, denn es erleichtert wirklich unsere Arbeit.“ 2021 hat die Stadt rund 700 Stellen ausgeschrieben. Eine Auswertung der Bewerbungsunterlagen per Hand hätte das Team an seine Grenzen gebracht, ganz abgesehen von der Papiermenge, die dabei angefallen wäre. Schließlich ist in Zeiten knapper und teurer Ressourcen auch die Nachhaltigkeit ein Ziel, das sich die Stadtverwaltung auf ihre Fahnen geschrieben hat.

Heute sitzt Angelina Meier am PC, wenn sie die eingegangenen Unterlagen auswertet. Sie gleicht jede Bewerbung mit dem Anforderungsprofil ab, kategorisiert und bewertet mit Hilfe eines Punktesystems. Das ist nicht immer einfach, denn die Bewerbungen sind äußerst vielfältig. Sie reichen vom Kanalarbeiter bis zum promovierten Juristen, von der Kommunikationsdesignerin bis zur Tierärztin. „Aber die Erfahrung, die man im Lauf der Jahre sammelt, hilft da enorm“, stellt sie fest.

Eine weitere Herausforderung: Vorstellungsgespräche per Video-Chat © Bilddokumentation Stadt Regensburg

Ehrgeizige Ziele gesetzt

Einzig Initiativbewerbungen im handwerklichen Bereich, die bei der Stadt eingehen, werden heute noch in Papierform bearbeitet und schließlich einem digitalen Pool im Bewerberportal zugeordnet. Ziel ist es aber, künftig auch Initiativbewerbungen im Verwaltungsbereich mit Hilfe des Online-Tools zu bearbeiten. Und noch weitere Ziele hat sich das Team der Bewerberverwaltung gesetzt: So sollen künftig freie Stellen auch auf Social Media beworben werden; ein eigener Instagram-Kanal ist hier in Planung. Schülerpraktikanten sollen sich dann ebenfalls online bewerben können. Und auch ein Auftritt auf Messen wird vorbereitet.

Dass es sich lohnt, im großen Team der Stadtverwaltung zu arbeiten, kann Angelina Meier nur bestätigen: „Jetzt mach‘ ich das seit bald neun Jahren und es macht mir immer noch ganz viel Spaß“, erklärt sie. Gerade die Tatsache, dass sich so viel weiterentwickle, immer wieder Neues dazukomme, wie beispielsweise Bewerbungsgespräche per Videokonferenz, das findet sie spannend.

Großes Glück mit den Kollegen

Dass sie selbst sehr strukturiert und gut organisiert ist, komme ihr bei ihrer Arbeit sehr zugute. „Ich schreibe mir für alles Listen, die ich dann Punkt für Punkt abarbeite. Das mach‘ ich auch zuhause, und manchmal gehe ich damit meinem Freund schon ein bisschen auf den Keks“, meint sie augenzwinkernd. „Aber mich beruhigt das einfach!“

Ihr Ziel sei es durchaus, noch weiter in der städtischen Hierarchie aufzusteigen, betont sie. Die Voraussetzungen hat sie dazu mit einer erfolgreich absolvierten Fortbildungsmaßnahme bereits geschaffen. „Aber momentan bin ich hier noch super zufrieden, vor allem auch deshalb, weil ich mit meinen Kollegen unendliches Glück habe.“

Text: Dagmar Obermeier-Kundel